Υπηρεσίες οργάνωσης

1. Γενική διαγνωστική εξέταση (Business Check Up)

Πρόκειται για διαγνωστικό έλεγχο λειτουργιών και διαδικασιών της επιχείρησης (εμείς τον ονομάζουμε Business Check Up) που σκοπό έχει να εντοπίσει γκρίζα σημεία. Τέτοια μπορεί να είναι σημεία όπου απαιτείται κάποια οργανωτική επέμβαση ή επανεξέταση, καθώς και ανισσοροπίες στην χρημοτοοικονομική δομή της επιχείρησης.

Εξετάζονται όλες οι λειτουργίες και όλα τα τμήματα της εταιρείας, από θέματα στρατηγικής και marketing, μέχρι θέματα οικονομικής διαχείρισης ή διαδικασιών logistics. Από θέματα που αφορούν τη δομή και λειτουργία του εμπορικού τμήματος, μέχρι θέματα που σχετίζονται με το σύστημα reporting προς τη διοίκηση ή θέματα μηχανοργάνωσης.

Στον πελάτη μας παραδίδεται έκθεση με όλες τις παρατηρήσεις μας και με συστάσεις για το τι προτείνουμε να γίνει για κάθε μία. Μετά τη συζήτηση, η εταιρεία-πελάτης μας αποφασίζει ελεύθερα για το ποιες από τις συστάσεις θα ακολουθήσει, σε τι βάθος και με ποια σειρά. Η εμπειρία μάς έχει δείξει ότι το Business Check Up είναι μια ιδιαίτερα χρήσιμη υπηρεσία, που συχνά καταλήγει σε παρατηρήσεις που η εταιρεία δεν φανταζόταν.

Το γραφείο μας είναι επίσης σε θέση να συνδράμει την επιχείρηση στην υλοποίηση των κινήσεων που θα αποφασίσει.

2. Project management (διοίκηση έργου)

Αναλαμβάνουμε την διεύθυνση της εκτέλεσης συγκεκριμένου έργου, είτε αυτό έχει προέλθει από δικές μας συστάσεις (π.χ. στο πλαίσιο ενός Business Check Up), είτε είναι πρωτοβουλία της επιχείρησης. Παραδείγματα τέτοιων έργων μπορεί να είναι η εγκατάσταση ενός νέου μηχανογραφικού συστήματος (ERP), η μεταφορά των logistics σε εξωτερικό συνεργάτη (για αποθήκευση, ανασυσκευασία και διανομή), η εκποίηση ενός ακινήτου, ο συντονισμός μιας συγχώνευσης, κλπ.

3. Βελτίωση οργανογράμματος

Αφορά την μελέτη και προτάσεις βελτίωσης του οργανογράμματος και γενικότερα της διοικητικής δομής της εταιρείας, ώστε αυτή να γίνει πιο παραγωγική και αποτελεσματική. Κατ’ αυτήν εξετάζεται και επανακαθορίζεται η κατανομή αρμοδιοτήτων και ευθυνών του κάθε τμήματος της επιχείρησης. Συχνά η μελέτη φτάνει μέχρι επιπέδου στελέχους, οπότε και γίνεται καταγραφή (αν δεν υπάρχει) και προτείνεται διόρθωση των περιγραφών των διαφόρων θέσεων (job descriptions).

4. Θέματα προσωπικού

Υπάρχουν διάφορες υπηρεσίες μας εδώ. Σαν παραδείγματα αναφέρουμε:

  • Την επιλογή νέων στελεχών

  • Την αξιολόγηση υπαρχόντων στελεχών

  • Την αξιολόγηση, ή εξ υπαρχής σύνταξη, περιγραφών θέσεων (job descriptions)

  • Την μελέτη για τις περιοδικές αξιολογήσεις του προσωπικού και για τους τρόπους ανταμοιβής του

  • Τα σχήματα προμηθειών και bonus των πωλητών

5. Προϋπολογισμοί

Αναλαμβάνουμε να στήσουμε τις διαδικασίες και να εκπαιδεύσουμε το προσωπικό σας για την σύνταξη και παρακολούθηση των ετησίων προϋπολογισμών της εταιρείας (budgets).

Ο προϋπολογισμός είναι ετήσιος (σε αντίθεση με το business plan που είναι τουλάχιστον για 3 έτη) και αποτελεί την πυξίδα λειτουργίας της εταιρείας κατά το επόμενο έτος. Σ' αυτόν καταγράφονται οι στόχοι της διοίκησης και επ' αυτού δεσμεύονται τα διάφορα τμήματα και στελέχη. Επίσης, ο προϋπολογισμός αποτελεί τη βάση για σύγκριση της πραγματικής απόδοσης της επιχείρησης κατά τη διάρκεια του επομένου έτους. Έτσι, εντοπίζονται έγκαιρα τα σημεία απόκλισης, διερευνώνται οι αιτίες και γίνονται αλλαγές στον τρόπο υλοποίησης των πλάνων της εταιρείας. Επίσης, μπορεί να γίνεται και αναθεώρηση του ίδιου του προϋπολογισμού, αν για κάποιο λόγο δεν φαίνεται πια ρεαλιστικός.

6. Διοικητικές αναφορές

Μιλάμε για αξιολόγηση και βελτίωση του συστήματος reporting, δηλαδή των περιοδικών αναφορών προς την διοίκηση. Αυτές αποτελούν το βασικότερο εργαλείο για την διεύθυνση μιας εταιρείας. Συνήθως γίνονται σε μηνιαία βάση και μπορεί να περιλαμβάνουν:

  • Ισολογισμό τέλους περιόδου

  • Λογαριασμό αποτελεσμάτων περιόδου

  • Ταμειακό πρόγραμμα των επόμενων μηνών

  • Διάφορες αναλύσεις (π.χ. πωλήσεων, κόστους πωληθέντων, κερδοφορίας ανά προϊόν ή/και πελάτη, εξόδων, αριθμοδείκτες απόδοσης – KPI’s, κλπ.)

  • Σύγκριση των πιο πάνω απολογιστικών δεδομένων με τα αντίστοιχα του προϋπολογισμού ή τα απολογιστικά του προηγούμενου έτους

Η βελτίωση του συστήματος διοικητικών αναφορών μπορεί να αφορά όχι μόνο το περιεχόμενό τους, αλλά και την ταχύτητα έκδοσής τους, τον τρόπο παρουσίασής τους (ώστε να είναι συνοπτικές και εύχρηστες), την ενοποίηση και συμβατότητα των επί μέρους αναφορών των διαφόρων τμημάτων, τον τρόπο έρευνας των διαφόρων αποκλίσεων, κλπ.

Η βελτίωση του reporting μπορεί, βέβαια, να ξεκινάει και από προγενέστερο στάδιο, όπως είναι για παράδειγμα το επίπεδο της μηχανογράφησης, ο τρόπος απεικόνισης των διακινήσεων των ειδών αποθήκης, το στήσιμο ή η βελτίωση της κοστολόγησης, ο λογιστικός χειρισμός διαφόρων θεμάτων (όπως π.χ. οι συμβάσεις leasing, οι δεδουλευμένες δαπάνες, οι αναγκαίες εξωλογιστικές αναμορφώσεις κονδυλίων, κλπ).

Τελευταίο  μέρος της εργασίας μας είναι η εκπαίδευση του εμπλεκόμενου προσωπικού, ώστε να μπορεί να συνεχίσει μόνο του, χωρίς περαιτέρω ανάμειξή μας.

7. Κοστολόγηση

Αξιολόγηση ή επανασχεδιασμός των διαδικασιών απολογιστικής κοστολόγησης των προϊόντων ή υπηρεσιών που παρέχει η επιχείρηση.

Η κοστολόγηση μπορεί να γίνεται είτε:

  • Εξωλογιστικά, δηλαδή σε πίνακες excel, είτε

  • Εσωλογιστικά, δηλαδή μέσω λογιστικών εγγραφών στο λογιστικό πρόγραμμα (ERP) της εταιρείας

Είναι σαφές ότι για κάθε μη καθαρά εμπορική επιχείρηση (δηλ. για βιομηχανίες, βιοτεχνίες, τεχνικές εταιρείες και εταιρείες παροχής μη τυποποιημένων υπηρεσιών) η ανάγκη για σωστή κοστολόγηση είναι κεφαλαιώδης.

8. Προκοστολόγηση

Πρόκειται για πρόβλεψη του κόστους παραγωγής των προϊόντων ή υπηρεσιών της επιχείρησης, και γίνεται για λόγους:

  • Σύνταξης ή αναθεώρησης των βασικών τιμοκαταλόγων

  • Προσδιορισμού του κόστους που αναμένουμε για κάποιο προϊόν, έργο ή υπηρεσία, προκειμένου να καταλήξουμε στην τιμή προσφοράς (ή το αποδεκτό εύρος αυτής), όταν απευθυνόμαστε σ’ έναν πιθανό πελάτη ή υποβάλλουμε πρόταση σ’ έναν διαγωνισμό, κλπ.

Οι σωστές διαδικασίες προκοστολόγησης είναι ιδιαίτερα σημαντικές στις περιπτώσεις κατά παραγγελία παραγωγής προϊόντων (custom made products), στις περιπτώσεις παροχής μη τυποποιημένων υπηρεσιών (π.χ. εκτυπώσεις διαφόρων εντύπων, στήσιμο συστήματος security σ’ έναν χώρο), αλλά και σε τεχνικά έργα (π.χ. εγκατάσταση ενός ανελκυστήρα).

Είναι σαφές ότι λάθη στην προκοστολόγηση τέτοιων μη τυποποιημένων ειδών μπορεί να οδηγήσουν σε λανθασμένη προσφορά και τελικά σε ζημία, ενώ είναι πιθανό η εταιρεία να θεωρεί ότι πουλάει με κέρδος! Η εμπειρία μας έχει δείξει ότι τέτοια λάθη είναι αρκετά συχνά.

9. Εσωτερικές διαδικασίες

Μιλάμε για βελτίωση των διαδικασιών των διαφόρων τμημάτων και λειτουργιών. Οι διαδικασίες διορθώνονται όχι μόνο ως προς την παραγωγικότητά τους, αλλά και ως προς την δυνατότητά τους να προλαμβάνουν ή να ανακαλύπτουν λάθη, παραλείψεις, ατασθαλίες, κακοδιαχείριση, κλπ.

Συχνά το σύνολο των διαδικασιών μιας εταιρείας αναφέρεται και ως σύστημα εσωτερικού ελέγχου. Πρόκειται για ένα ιδιαίτερα πολύπλοκο σύστημα διαδικασιών, λειτουργιών και ελέγχων, που διατρέχουν όλη την επιχείρηση. Αυτά μπορεί να είναι διάφοροι μηχανογραφικοί έλεγχοι, μπορεί να είναι η σωστή διάκριση μη συμβατών μεταξύ τους καθηκόντων (π.χ έγκριση και διενέργεια πληρωμών), μπορεί να είναι ο ορισμός σωστών διαδικασιών απογραφής, σωστού τρόπου μέτρησης και καταγραφής των διακινήσεων ειδών αποθήκης, σωστού τρόπου διαχείρισης των λογαριασμών των πελατών, είναι οι διάφοροι λογιστικοί έλεγχοι και συμφωνίες τέλους περιόδου, και πάρα πολλά ακόμη.

Το γραφείο μας μπορεί να μελετήσει σε βάθος αυτές τις διαδικασίες και όχι μόνο να προτείνει διορθώσεις, αλλά και να αναλάβει την υλοποίηση των διορθωμένων διαδικασιών και την εκπαίδευση του προσωπικού.

10. Ανάπτυξη πωλήσεων

Αυτό μπορεί να γίνει μέσω μελέτης για το σωστό δίκτυο διανομής, αλλά και εκπαίδευσης, στοχοποίησης και coaching των πωλητών, βελτίωσης στη διαχείριση των επαφών (π.χ. μέσω CRM συστημάτων), βελτίωσης των διαδικασιών πιστωτικού ελέγχου, υποβολής προσφορών, παραγγελιοληψίας, after sales, κλπ.

11. Διάφορα

Υπάρχουν πολλές ακόμη υπηρεσίες οργάνωσης, που είναι εξατομικευμένες και ταιριάζουν σε κάθε επιχείρηση ξεχωριστά. Σε συνεργασία με τον πελάτη μας ορίζουμε το αντικείμενο και το είδος ανάμειξής μας κάθε φορά.

 

 

 

Θεματολογία: